Deine PR-Werkzeuge: Presseverteiler und Monitoring für messbare Ergebnisse -Teil 5

In den ersten vier Teilen unserer Serie haben wir uns eingehend mit der Erstellung von Pressemitteilungen und Presseartikeln beschäftigt – von den Grundlagen und dem richtigen Zeitpunkt für den Versand über die Kunst, den passenden Stil zu finden, bis hin zur detaillierten Ausführung von Fachartikeln. Wir haben gesehen, wie entscheidend es ist, die Medienwelt zu verstehen und auf die unterschiedlichen Anforderungen von Redaktionen einzugehen.

Im fünften und letzten Teil richten wir nun unseren Fokus auf einen ebenso wichtigen Aspekt der Pressearbeit: den Presseverteiler und das Monitoring. Hier erfährst du, wie du die richtigen Kontakte sammelst, um deine Pressemitteilungen gezielt zu verbreiten, und wie du den Erfolg deiner Pressearbeit effektiv überwachst.

Was ist ein Presseverteiler?

Kurz gesagt ist ein Presseverteiler dasselbe wie eine Adressdatenbank. Hier sammelst du die Kontaktdaten von Medien und Journalisten, die für deine Pressearbeit relevant sind. Wichtige Daten, die in deinen Presseverteiler aufgenommen werden sollten, sind:

• Die Art des Mediums: Handelt es sich um eine Tageszeitung, einen Radiosender oder einen Blog?
• Der Name des Mediums: Werde konkret und benenne das Medium, das erreicht werden soll. Beispiele sind die FAZ, der Weser Kurier oder n-tv.
• Die Ansprechpartner: Im Idealfall kennst du einen direkten Ansprechpartner bei dem jeweiligen Medium, den du mit Namen, Vornamen und persönlicher E-Mail-Adresse in den Presseverteiler aufnehmen kannst.
• Die E-Mail-Adresse: Nahezu 100 Prozent der Pressemitteilungen oder Presseeinladungen werden heute digital versendet. Ohne aktuelle E-Mail-Adressen ist dein Verteiler also wenig wert. Investiere Zeit und Mühe, um die E-Mail-Adressen der Redaktion herauszufinden. Eine Mail an eine info@-Adresse, die du im Impressum gefunden hast, landet nur selten auf dem richtigen Schreibtisch.
• Die Telefonnummer: Die Telefonnummer ist ein wichtiger Bestandteil des Presseverteilers. Nachdem du deinen Pressetext per E-Mail an die Redaktionen versendet hast, kannst du innerhalb der nächsten 14 Tage telefonisch nachfassen. Das Nachtelefonieren ist allerdings umstritten. Ein Teil der Redakteure schätzt es gar nicht. Ein anderer Teil der Redakteure ist zum Gespräch bereit. Gut ist, wenn du einen Aufhänger hast, weil es dann nicht so sehr wie Drängeln wirkt. So kannst du zum Beispiel Publikumszeitschriften Produkte, die du in der PM vorstellst, für ein Gewinnspiel zur Verfügung stellen. Oder du bietest ausgewählten Redaktionen ein Interview zum Beispiel mit der Geschäftsleitung an.
• Adressdaten: Trotz der Digitalisierung kann die genaue Anschrift des Mediums wichtig werden – etwa, wenn du eine hochwertig gestaltete Pressemitteilung oder Presseeinladung per Post versenden möchtest.

Wie finde ich die Kontaktdaten der Journalisten?

Heute hat jedes Medium eine Website, auf der du die Kontaktdaten findest. Leider ist nicht immer jeder Redakteur mit seinen persönlichen Daten aufgeführt. Du musst also meist den Umweg über das Redaktionssekretariat gehen. Das ist jedoch nicht weiter schlimm, da deine Pressemeldung meistens an den jeweils zuständigen Redakteur weitergeleitet wird und nicht einfach im Papierkorb verschwindet. Es sei denn, dein Text ist so irrelevant oder unprofessionell geschrieben, dass er keinen zweiten Blick wert ist. Da du in diesem Modul des Online-Texterkurses schon so weit fortgeschritten bist, gehen wir davon jedoch nicht aus.

Viele Medien veröffentlichen außerdem ihre Mediadaten. Dabei handelt es sich meist um ein PDF, das du herunterladen kannst. Hier findest du alle Informationen zur Reichweite des Mediums, dem Erscheinungsgebiet, den Anzeigenpreisen und auch die Kontaktdaten.

Welche Medien soll ich in den Presseverteiler aufnehmen?

Dazu musst du wissen, welche Medien für das Thema deines Pressetextes relevant sind. Wenn du für ein mittelständisches Unternehmen arbeitest, das vor allem regional aktiv ist, sind die Lokalmedien wichtig. Wenn du bundesweit Medien erreichen willst oder sogar international, dann solltest du auf einen professionellen Pressedienst zurückgreifen. Mein Tipp: Ziele nicht mit der Schrotflinte, sondern filtere genau die Medien heraus, die für dein Thema interessant sind – und für die dein Thema interessant ist.

Die richtige Struktur des Presseverteilers

Wenn du den Presseverteiler in Eigenregie erstellst, empfehle ich eine simple Excel-Tabelle oder Google Docs. Hier trägst du die relevanten Medien mit den zugehörigen Daten ein. Natürlich solltest du den Verteiler regelmäßig auf Aktualität überprüfen. Journalisten wechseln recht häufig den Arbeitgeber und so stellst du sicher, dass du stets den richtigen Ansprechpartner erreichst. LinkedIn kann dabei recht hilfreich sein.

Tools für die Pressearbeit

Unternehmen wie Meltwater oder cision werden häufig von den Marketing- und Presseabteilungen großer Konzerne verwendet. Diese Tools kosten bis zu 15.000 Euro im Jahr, bieten dafür aber zahlreiche Kontaktdaten. Du kannst hierüber sehr leicht die relevanten Journalisten herausfiltern, eigene Verteiler aufbauen und auch nach Presseveröffentlichungen suchen. Dieses sogenannte Monitoring beschränkt sich allerdings meist auf Online-Veröffentlichungen. Für freiberufliche Texter sind diese Tools zu teuer. Ich empfehle dir daher die Zusammenarbeit mit erfahrenen Agenturen.

Top-Plattformen für Journalistenkontakte:

Meltwater

• Umfangreiche Mediendatenbank mit globaler Abdeckung
• Integrierte Lösung für Medienbeobachtung, Kontaktmanagement und Verteilung
• Einfache Erstellung von personalisierten Medienlisten
• Möglichkeit, eigene Kontakte zu importieren und zu verwalten
• Influencer-Datenbank für Social Media Outreach

Cision

• Größte Mediendatenbank mit über 850.000 Kontakten weltweit
• Tägliche Aktualisierung (über 20.000 Updates pro Tag)
• Detaillierte Profilinformationen zu Journalisten und Influencern
• Integrierte Lösung mit PR Newswire für breite Verteilung
• Robuste Analysetools zur Kampagnenmessung

Prezly

• Fokus auf Aufbau echter Beziehungen zu Journalisten
• Personalisierte E-Mail-Outreach-Tools
• Integrierte Plattform zum Erstellen von Pressemitteilungen und Online-Newsrooms
• Benutzerfreundlicher, codefreier Website-Builder für Newsrooms
• Möglichkeit, mehrsprachige Inhalte zu erstellen

Zimpel (News aktuell)

• Spezialisiert auf den deutschsprachigen Raum
• Tochterunternehmen der dpa
• Umfangreiche Datenbank für deutsche Medienkontakte

Featuresexec

• Internationale Mediendatenbank
• Fokus auf Redaktionelle Kontakte und Möglichkeiten

Presseverteiler die man kennen sollte:

Etablierte Anbieter

news aktuell:

Eine Tochtergesellschaft der dpa, die umfassende PR-Dienstleistungen einschließlich Presseverteiler anbietet. Ihr Produkt „zimpel“ ist ein bekanntes Medienverzeichnis zur Erstellung von Presseverteilern.

PMG Presse-Monitor:

Bietet Pressespiegel und Medienanalysen mit Zugriff auf eine große tagesaktuelle Pressedatenbank im deutschsprachigen Raum.

dpa-infocom:

Ein weiterer Dienst der Deutschen Presse-Agentur, der Presseverteiler und Medienbeobachtung anbietet.

Spezialisierte Dienstleister

presseverteiler.de:

Ein Full-Service-Anbieter für Presseverteiler und PR-Distribution im deutschsprachigen Raum.

PRonline:

Bietet maßgeschneiderte Presseverteiler und recherchiert Journalistenkontakte nach individuellen Bedürfnissen.

openPR:

Ein Online-Presseverteiler für Deutschland, Österreich und die Schweiz, der auch DSGVO-konforme Mediendatenbanken anbietet.

Weitere Optionen

PR-Gateway:

Eine Online-Plattform für die Verbreitung von Pressemitteilungen an verschiedene Medienkanäle.

APA-OTS:

Der Originaltextservice der Austria Presse Agentur, spezialisiert auf den österreichischen Markt.

Presseportal.ch:

Ein führender Anbieter für Pressemitteilungen und PR-Dienstleistungen in der Schweiz.

Mynewsdesk:

Eine internationale PR- und Kommunikationsplattform mit Präsenz im deutschsprachigen Raum. Diese Anbieter bieten verschiedene Dienstleistungen an, von der einfachen Verteilung von Pressemitteilungen bis hin zu umfassenden PR-Lösungen einschließlich Medienbeobachtung und Analyse. Es ist ratsam, die spezifischen Angebote und Preismodelle zu vergleichen, um den am besten geeigneten Dienst für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Monitoring und Erfolgskontrolle

Die Lokalzeitungen der Region liegen jeden Morgen auf deinem Tisch? Du liest zusätzlich noch eine überregionale Tageszeitung und das wichtigste Fachblatt? Dann wirst du viele Veröffentlichungen morgens bei einem Kaffee entdecken. Nutze außerdem Google Alerts, und erhalte relevante Nachrichten und Beiträge über das Unternehmen direkt per E-Mail. Wähle dazu möglichst spezifische Suchbegriffe, Namen oder Themen: „Bobath-Konzept“ ist eindeutiger als „Pflegekonzept“. Ein Alert auf den Namen des Unternehmens oder die Namen der Geschäftsleitung ist auch eine gute Idee. Google Alerts sammelt für dich dann Artikel und Neuigkeiten zu dem jeweils gewählten Schlagwort und sendet dir regelmäßig eine Zusammenfassung. Besonders Unternehmen, die mit mehreren Standorten in verschiedenen Städten vertreten sind, bleiben so auf dem Laufenden. Natürlich findest du viele Veröffentlichungen auch über die einfache Suche bei Google News. Deutlicher einfacher ist ein Alert.

Nach der Veröffentlichung

Du hast die Inhalte in diesem Modul angewendet? Dein erster Pressetext hat die Medien erreicht und das Ergebnis liegt frisch gedruckt auf deinem Schreibtisch? Glückwunsch! Für mich gibt es im Arbeitsalltag einer Texterin kaum ein schöneres Gefühl. Du hast nun bewiesen, dass du hart gesottene Journalisten für deine Themen begeistern kannst und hast der Öffentlichkeitsarbeit deines Kunden einen großen Dienst erwiesen. Erfolge wie diese können süchtig machen.

Fazit und Abschluss

Ein gut organisierter Presseverteiler und effizientes Monitoring sind entscheidende Werkzeuge für den Erfolg deiner Pressearbeit. Ein Presseverteiler ist mehr als nur eine Liste – er ist die Brücke zwischen deinem Unternehmen und den Medien, die deine Botschaft verbreiten. Die sorgfältige Auswahl und Pflege dieser Kontakte gewährleistet, dass deine Pressemitteilungen die richtigen Personen erreichen und somit ihre volle Wirkung entfalten können.

Genauso wichtig ist das Monitoring. Nur durch eine systematische Erfolgskontrolle kannst du nachvollziehen, welche Maßnahmen Früchte tragen und wo nachjustiert werden muss. Sei es durch Google Alerts oder spezialisierte Monitoring-Dienste – bleib am Ball, beobachte, was funktioniert, und optimiere kontinuierlich. Denn in der Pressearbeit gilt: Wer dran bleibt, gewinnt.

Verwende die in diesem Artikel vorgestellten Tools und Techniken, um deine Pressearbeit auf das nächste Level zu heben. Und denke immer daran: Ein gut gepflegter Presseverteiler und effektives Monitoring sind keine Einmalaufgaben, sondern kontinuierliche Prozesse, die mit deiner Erfahrung und deinen Erfolgen wachsen.

Ruhe dich jetzt nicht auf deinen Lorbeeren aus. Bleib am Ball, verfeinere deine Fähigkeiten und folge dem Rat Wolf Schneiders, dem Meister der deutschen Sprache: „Der Texter soll sich quälen und nicht der Leser.“

Buchtipps und Leseempfehlungen

Wenn du dir aus irgendwelchen Gründen nur ein Buch kaufen dürftest, dann empfehle ich dir „Deutsch für Profis: Wege zu gutem Stil“ von Wolf Schneider. Damit wirst du in jeder Textart besser.

Speziell für Pressearbeit empfehle ich dir: „Die Überschrift: Sachzwänge – Fallstricke – Versuchungen – Rezepte“ von Detlef Esslinger und Wolf Schneider. Außerdem „Das neue Handbuch des Journalismus und des Online-Journalismus“ von Wolf Schneider und Paul-Josef Raue.

Im Online PR-Blog von PR Gateway findest du viele Tipps für erfolgreiche Online-Pressearbeit.

Link zum ersten Teil dieser Serie – Pressemitteilungen schreiben: So bringst du deine Botschaften in die Medien – Teil 1

Link zum zweiten Teil dieser Serie – Die Pressemitteilung als Instrument der PR – Teil 2

Link zum dritten Teil dieser Serie – Stil und Form der Pressemitteilung – Teil 3

Link zum vierten Teil dieser Serie – Presseartikel und Fachartikel verfassen: Schreibe wie ein Journalist – Teil 4